اداره یک کسب و کار، حتی در شرایطی که همه چیز خوب است و شاهد رونق بیزینس خودمان هستیم، باز هم چالش برانگیز خواهد بود. در این مقاله از آژانس دیجیتال مارکتینگ منتا، درباره معجزه سیستم سازی کسب و کار صحبت خواهیم کرد که در صورت اجرای صحیح آن، روند پر سود بودن ادامه دار شده و بصورت اتوماتیک، شاهد کاهش هزینه ها و افزایش بهره‌وری خواهید بود.
در این مطلب با مفاهیمی مانند: چطور باید کسبوکار خود را سیستم‌سازی کنید و چطور از این فرایندها برای گسترش و توسعه کسبوکار خود استفاده کنید،آشنا خواهید شد. تمام فرایندهای مورد نیاز شما را بصورت گام گام شرح داده‌ایم. پیشنهاد میکنیم، تا پایان با ما همراه باشید!
تعریف سیستم و سیستم سازی چیست؟
سیستم عبارت است از مجموعه عناصر به هم پیوسته که خروجی مشخصی ایجاد می‌کنند؛ با توجه به این تعریف، کسبوکار هم یک سیستم محسوب میشود؛ چرا که مجموعه‌ای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی مشخصی دارد. اصلی‌ترین خروجی کسب و کار، سودی است که برای کارآفرینان، به وجود می‌آورد.
سیستم سازی کسب و کار (business systemization) ایجاد یک روش مکتوب برای انجام فعالیت‌های مهم کسبوکار است که به دستیابی اهداف تعیین شده از آن کسبوکار کمک خواهد کرد. این روش‌ها به صورت مداوم اصلاح و بازنگری میشوند تا رسیدن به اهداف تضمین شده و سرعت بگیرد. تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسبوکار انجام میشود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود، زیر مجموعه فرایند سیستم سازی کسب و کار به شمار میرود. علم سیستم سازی به مدیران کمک میکند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
سیستم سازی باعث حذف اشتباه و خطا در کار، افزایش کارایی کارمندان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان میشود؛ بنابراین، انحراف یا درجا زدن حذف خواهد شد. شاید سیستم‌سازی وقت و تلاش زیادی بطلبد، اما کسبوکار شما را برای موفقیت بلندمدت آماده میکند.
هدف اصلی سیستم سازی کسب و کار، تحقق اهداف و استراتژی‌های یک سازمان است!
دلایل اهمیت سیستم سازی در کسب و کار کوچک و بزرگ!
با توجه به توضیحاتی که در تعریف سیستم سازی کسب و کار، ارائه کردیم، مشخص شد که این کار برای هر سازمان در حال رشدی ضروری است، به خصوص اگر مدیران به دنبال حذف کارهای تکراری و خسته کننده در کسب و کار خود باشند. موارد زیر از عمده‌ترین دلایل اهمیت سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک و بزرگ هستند:
- نظم بخشیدن به فرایندهای موجود در هر کسب و کار: اگر سیستم‌سازی کسب و کار به درستی انجام شود، نحوه انجام کارها استاندارد خواهد شد؛ بنابراین شما و همکارانتان دیگر مجبور به صرف زمان برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه انجام کارها یا به‌یادآوردن آنها نخواهید بود. در این صورت نه تنها امکان خطا در انجام کارها به شکل محسوسی کاهش پیدا میکند، بلکه یادآوری آنها را نیز آسان میشود. علت دیگر اهمیت سیستم‌سازی کسب و کار این است که باعث تسهیل مدل‌سازی این رویه‌ها در مراحل اتوماسیون کسب و کار نیز میشود.
- فراهم کردن رشد سریع و مقیاس پذیر سازمان: یکی از اصلی‌ترین دلایل اهمیت سیستم‌سازی کسب و کار، کمک به رشد سازمان است؛ در واقع استاندارد نبودن فرآیندها، امکان بالا رفتن خروجی تولید سازمان را محدود میکند. زیرا چنین سازمانی برای انجام هر فرآیند توسط افراد جدید نیازمند آزمون و خطا خواهد بود. اما وقتی که تمامی رویه‌ها و فرآیندها سیستم‌سازی شده باشند، شما می‌توانید به راحتی با افزایش نیروی انسانی، حجم خروجی تولید یا خدمات خود را افزایش دهید.
- آسان شدن فرایند تفویض اختیارات در سازمان: گسترش دادن یک کسب و کار بدون تفویض اختیارات و وظایف به دیگران امکان‌پذیر نیست. اما در بسیاری موارد، مدیران و کارآفرینان از اینکه کارها و اختیارات را به دیگران تفویض کنند، نگران هستند و بیشتر تمایل دارند کارها را خودشان انجام دهند. این موضوع فرصت گسترش کسب و کار را از آنها می‌گیرد. علت اصلی نگرانی این مدیران از تفویض اختیارات این است که دیگران نتوانند آن را به درستی انجام دهند. وقتی بیشتر فعالیت‌های یک کسب و کار سیستم‌سازی شده باشد، امکان خطا به حداقل رسیده و هر کسی می‌تواند آنها را انجام دهد.
نرم افزار سیستم سازی کسب و کار چه کمکی خواهد کرد؟
ناگفته پیداست که نرم افزارهای سیستم سازی کسب و کار قرار است به فرآیندهای سازمانی ما نظم داده و کارفرمایان را در پیشبرد اهداف، کمک کنند. ابزارهای سیستم سازی کسب و کار باعث میشوند کارها با حداقل اشتباه، سوء‌تفاهم و خطاهای انسانی به انجام برسند؛ ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار، به سازمان امکان می‌دهند تا با کمترین میزان نظارت و دخالت مدیران، کارها را پیش ببرند. در نگاه اول، شاید نرم افزارهای سیستم‌سازی کسب و کار خیلی هیجان انگیز به نظر نرسند، اما برای مدیرانی که به دنبال افزایش بهره‌وری و رشد کسب و کار خود هستند، استفاده از این ابزارها بسیار جذاب خواهد بود.
اتوماسیون با نرم افزار سیستم سازی کسب و کار تفاوت دارد؟
نرم‌افزارهای سیستم‌سازی کسب و کار و نرم افزارهای اتوماسیون شباهت‌های زیادی به یکدیگر داشته و به نوعی خویشاوند به شمار می روند. تا جایی که بسیاری از کارفرمایان این ۲ نوع نرم افزار را یکی می‌دانند؛ در حالیکه با هم تفاوت های اساسی دارند. نرم افزارهای اتوماسیون، علاوه بر سیستم‌سازی فرآیندها و فعالیت‌های سازمان، به خودکارسازی آنها نیز پرداخته و معمولاً شامل افراد، ماشین‌ها و رایانه‌ها میشوند؛ اما نرم افزارهای سیستم‌سازی لزوماً فعالیتها را خودکارسازی نمی‌کنند و بسیاری از سیستم‌ها ممکن است شامل هیچ فرآیند خودکاری نشوند.
به عنوان نمونه، نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند ایمیل‌های تبلیغاتی و پست‌های شبکه‌های اجتماعی را به صورت خودکار ارسال کنند. مسلماً در چنین نرم افزاری، بسیاری از کارها به صورت خودکار انجام میشود، هر چند برخی از مراحل آن مانند نوشتن متن تبلیغات و تهیه تصاویر گرافیکی، همچنان به صورت دستی و توسط انسان‌ها به انجام خواهد رسید؛ اما نرم افزارهای مدیریت کارها و تیم‌ها که تنها به مدیریت تبلیغات یک سازمان کمک می‌کنند، شامل خودکارسازی کارها نشده و تنها به فعالیتها نظم می‌دهند.
بهترین نرم افزارهای سیستم سازی کسب و کار که بهتر است تهیه کنید!
بسته به انواع فعالیتها و فرآیندهای کاری در هر کسب و کار، نرم افزارهای سیستم سازی متنوعی می‌تواند وجود داشته باشد. شاید بتوان گفت کاملترین و گسترده‌ترین شکل نرم افزارهای سیستم‌سازی، نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) و نرم افزارهای اتوماسیون اداری، هستند؛ اما نرم افزارهای دیگری هم وجود دارد که برای استانداردسازی و سیستمی کردن فعالیت‌های کسب و کارها، بسیار راهگشا خواهند بود. در این بخش به معرفی کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای سیستم‌سازی کسب و کارها که توسط اغلب سازمان استفاده میشوند، خواهیم پرداخت:
- نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری: ارتباط موثر و درست با مشتری‌های هر کسب و کاری، جزو ارکان مسلم برای موفقیت محسوب میشود؛ بنابراین تهیه بهترین نرم افزار CRM بشدت ضروری است. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان، فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتری را در سازمان استانداردسازی و منظم میکند. به طوری که دیگر پیگیری مشتریان به فراموشی سپرده نمی‌شود، سفارش هیچ مشتری به تعویق نخواهد افتاد.
- نرم افزارهای هوش تجاری: این نوع از نرم افزارها، مسیر جمع آوری اطلاعات و نحوه پردازش آنها را منظم و از پیش تعریف شده می‌کنند و این قابلیت را دارند که به سادگی و با چند کلیک، گزارشات مورد نیاز سازمان را در اشکال مختلف در داشبوردهای متنوع، نمایش دهند. با استفاده از این نرم افزارها نیاز به ابداع روشهای جدید توسط تحلیل‌گر برای انجام آنها نیست و مدیران می‌توانند به سرعت به گزارش‌های مورد نیاز خود دست‌یافته و تصمیمات هوشمندانه را در کمترین زمان ممکن، اخذ کنند.
- نرم افزارهای مدیریت فرآیند: نرم‌افزار مدیریت فرآیندها یا BPMS ابزاری است که به شما اجازه میدهد تمامی فرآیندهای سازمان خود را استانداردسازی کنید؛ تفاوت آن با سایر نرم افزارهای سیستم سازی کسب و کار این است که قابلیت استانداردسازی حتی ریزترین فعالیتها را دارد و آنها را خودکارسازی میکند.
- نرم افزارهای مالی و حسابداری: نرم افزارهای مالی و حسابداری یکی از مهمترین ابزارهای سیستم سازی کسب و کار به شمار میرود که مدیریت جریان نقدی، بودجه‌بندی و تسویه‌حساب‌ها را به شکل سیستمی برای شما انجام خواهد داد. از سایر مزایای سیستم سازی امور مالی در سازمان این است که فرآیند محاسبات مالی شما استاندارد میشود، قراردادهای سازمان دقیق‌تر شده و دغدغه‌ها و مشکلات مالی سازمان نیز به طرز محسوسی کاهش پیدا میکند.
مراحل و اصول سیستم سازی کسب و کار با ساده ترین روش!
تقریبا می‌توان گفت مراحل سیستم سازی کسب و کار، سالهاست که استانداردسازی شده و کم و بیش در همه بیزینس ها به یک صورت انجام می‌پذیرد؛ نکته ای که تفاوت ایجاد می کند، روش سیستم سازی در کسب و کارها ست که گاهی تفاوت هایی دارد؛ اما اصول همیشه ثابت و پابرجا خواهند بود. در ادامه این بخش، مراحل سیستم سازی را به ترتیب مرور خواهیم کرد:
- مرحله اول؛ فعالیتها و وظایف تکراری را بیابید: مشخص کنید که وظایف هر چند وقت یکبار انجام میشوند. روزانه، هفتگی یا ماهانه؟ در ادامه همه افرادی که در انجام یک فعالیت دخیل هستند و مدت زمان انجام کار را تعیین کنید. آخرین بخش در مرحله اول باید مشخص شود که آیا وظایف قابل واگذاری هستند یا خیر.
- مرحله دوم؛ فعالیت هایی که در مرحله قبل پیدا شدند، در این مرحله باید اولویت بندی و سازماندهی شوند: افراد مسئول دقیق انجام فعالیت‌های تعیین شده را مشخص و اهمیت هر کدام از فعالیتها را شناسایی کنید. علاوه بر این، می‌توانید خط‌مشی‌ها و رویه‌هایی را ایجاد کرده تا از انجام شدن فعالیت‌های اساسی کسبوکار بدون مشکل، مطمئن شوید.
- مرحله سوم؛ نوبت به مستندسازی و ثبت فعالیت ها می رسد: تا آنجا که ممکن است جزئیات را ثبت کنید. این کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است! تلاش تان این باشد که این مراحل را از دیدگاه فردی که برای اولین‌بار آن را انجام میدهد ثبت و یادداشت نمایید. راهنمای گام به گام نوشتن، در این مرحله باید اتفاق بیافتد و همه چیز با حوصله و بکار بردن تصاویر و ویدیو، تکمیل‌تر میشود.
- مرحله چهارم؛ مراحل سیستم سازی کسب و کار را اجرا کنید: در این مرحله باید رویه‌های عملیاتی استانداردسازی شده را به صورت آزمایشی پیاده کنید. فعالیتها را مطابق مراحلی که نوشتید انجام دهید تا ببینید آیا انجام وظایف آن آسان است یا خیر. ممکن است مواردی را بیابید که نیاز به شفاف‌سازی بیشتری دارند.
- مرحله پنجم؛ اصلاح و بهینه سازی فعالیت‌های استانداردسازی شده در دستور کار قرار می‌گیرد: به ایجاد تغییراتی در رویه‌های عملیاتی استانداردسازی خود برای بهبود فرآیندها، افزایش کارایی و کارایی در طول زمان ادامه داده و کارکنان سازمان را برای ارائه پیشنهاداتی برای بهبود فرایندها، تشویق کنید.
بهترین کتاب سیستم سازی کسب و کار کدام است؟
معرفی بهترین کتابهای سیستم سازی کسب و کار، نیاز به تحقیق و بررسی فراوانی دارد؛ با این حال باز هم ممکن است برخی از کتابها از قلم بیافتند. در ادامه به معرفی بعضی از کتاب های مهم در زمینه سیستم سازی کسب و کار خواهیم پرداخت:
کتاب The E-Myth اثر مایکل گربر
کتاب افسانه کارآفرینی ماکیل گربر یکی از کتاب های تاثیر گذار در سیستم سازی در کسب و کار به شما میرود و با بیان کردن این سوال که “شما برای کسب و کارتان کار میکنید یا کسب و کار برای شما؟” عملکرد مدیران را مورد سوال قرار میدهد. گربر میگوید صاحبین کسب و کارهایی که شکست می‌خورند دارای ویژگی‌هایی مشترک هستند. او معتقد است افرادی که غرق در کار میشوند در کارشان شکست می‌خورند.
کتاب سیستم سازی کسب و کار اثر دیوید جنینز
بدون شک کتاب سیستم سازی دیوید جنینز یکی از بهترین کتابها در حوزه سیستم سازی کسب و کار است که درک خوبی از سیستم سازی بخش های مختلف بیزینس به شما میدهد. در این کتاب مراحل سیستم سازی در هفت مرحله بیان شده است. بعلاوه نویسنده خرافه‌هایی رایج در سیستم سازی در هر بخش را مورد بررسی قرار میدهد. دیوید جنینز در کتابش ابتدا به تعریف مفاهیم سیستم سازی می‌پردازد. در گام دوم سیستم سازی، که هدف آن حذف مدیر از کارها و واگذاری کارها به کارمندان است معطوف میشود.
کتاب چک لیست اثر آتول گوانده
چک لیست یکی از پایه‌های سیستم سازی است که در آن روش انجام هر کار مشخص شده است. آتول گوانده در این کتاب فارغ از نوع کسب و کار، مشکلات را به سه دسته ساده، بغرنج و پیچیده دسته بندی کرد. چک لیست برای حل مشکلات پیچیده بسیار سودمند است. اتول گوانده در معرفی کتاب سیستم سازی کسب وکار بیان میکند که چک لیست به اعضای یک تیم کمک میکند تا با هم بهتر کار کنند و به نتایج بهتری دست یابند.
دانلود کتاب صوتی سیستم سازی در کسب و کار
همانطور که اشاره کردیم، کتابی که دیوید جنینز برای سیستم سازی کسب و کار نوشته، یکی از بهترین هاست؛ اگر شما هم جزو علاقمندان به گویندگی کتاب صوتی یا گوش دادن به این محصولات هستید، می توانید برای دانلود کتاب صوتی سیستم سازی در کسب و کار، به سایت کتابراه مراجعه کنید.
آنچه درباره سیستم سازی کسب و کار گفتیم!
سیستم‌سازی کسب و کار نگرشی مؤثر و کارآمد است و به شما کمک میکند تا خود را در بهترین مسیر مدیریت کسب‌وکارتان قرار دهید. سیستم سازی به سازمان‌ها و اعضای آن دیدی روشن نسبت به نقش خود و نیز نحوه انجام رویه‌های استاندارد عملیاتی میدهد؛ در نتیجه باری را از دوش کارکنان برمی‌دارد و به شما نیز امکان میدهد با حداقل تلاش، سازمان خود را مدیریت کنید.
یکی از ابزارهایی که می‌تواند به این سیستم سازی کمک کند، نرم افزارهای اتوماسیون است. همچنین، سیستم سازی می‌تواند یک رویکرد موثر برای شروع اتوماسیون کسب و کار شما و افزایش موفقیت آن باشد.
